办展须知
作者:k.c. 发布时间:12-08-07 浏览次数: [ ]

关键词:申办手续, 办展申请, 办展布展, 办展计划, 异地办展, 场馆服务 

你是否觉得办展手续繁多,总是不知道什么时候该做什么工作?看看师盛的《办展须知》,帮你查缺补漏,轻松办好展会。
一、展会主办单位应提前六个月(国外来华展应提前一年以上)向展览场馆提出申办
报告,并填写 《办展申请书》,同时将组办单位的营业执照副本(复印件)、展览会批文作为申请文件提交展览场馆。 
1、展会名称、主承办机构名称(包括合作方)、展会性质、展会时
间、预计规模、展会主要内容、参展国家和地区等。  
2、主承办机构法人公司(包括合作方)的营业执照复印件。  
3、行业主管部门对展会的有效批准文件的复印件。

二、展览场馆收到《办展申请书》后将通知主办单位预付订金以示确认,展览场馆收到订金后将保留主办单位申请时间段至正式合同签署日。如主办单位未能及时预付订金,展览场馆在发出催付通知一周后,有权取消该申请并将时间段另行分配。如主办单位因故未能举办展览会,所付定金不再退还。

三、主办单位接到展览场馆办展申请确认书后,于办展前四个月以上与场馆商洽谈具体办展安排和展会期间活动,签订《合同书》后,同时支付场租费。
付款方式:签订协议时,付场租费的80%。
进馆前一周内付清场租费用和80%的其它服务项目费用,闭馆后一周内结清尾款。所有款项按展览场馆要求付至指定银行帐户,展览场馆不收取现金(合同部分)。

四、主办单位须在展览举办前二个月,到相关部门提交与展会有关备案手续的批准文件(如工商、消防、公安、海关、商检、保险、卫生防疫等),也可委托展览场馆办理相关手续。

五、主办机构向工商行政管理部门申请办理《商品展销会登记证》应提交下列文件:   
1、证明举办单位(主、承办单位)具备法人资格的有效证件;   
2、举办商品展销会的申请书,内容包括:商品展销会名称,起止日
期、地点,参展商品类别,举办单位银行账号,举办单位会务责任人员名单,商品展销会筹备办公室地址、联系电话等;   
 3、商品展销会场地使用证明(租馆合同);   
 4、商品展销会组织实施方案;   
 5、其他需要提交的文件:   
(1)需经政府或有关部门批准的,应提交相应的批准文件;   
(2)联合办展的,应提交联合举办的协议书;   
(3)异地办展的,应提交申请举办单位所在地工商行政管理机关出具的异地办展核转通知书。工商行政管理部门自接到申请之日起,十五日内,会作出准予登记或者不准予登记的决定。   

六、主办单位须在展览会开幕前二十天向展览场馆提交展会服务项目要求,内容包括:展场使用计划、会议室使用计划、标摊搭建计划、特装施工计划、水电气使用计划、展品运输计划。

七、主办单位须在展览会开幕前十五天向展览场馆提交标准摊位的中(英)文楣板文字、租用特殊物品和大宗物品计划、车辆管理计划。

八、主办单位应在展会开幕前十五天向展览场馆提交广告宣传计划、平面图及广告制作内容清单。

九、主承办机构在进场布展前,应办理治安、消防审批手续。主办单位应在十五天前向公安机关提出申请,填写“举办大型活动申请表”、“大型活动消防审批表”,申报时应具备的主要文件:   
 1、主办单位办活动的报告、文件、上级有关部门的批件,总体平面图,特殊装修平面图(包括施工图)。   
 2、展览会实施计划。   
3、需要向公安部门说明的有关材料(如必须参展的危险品以及动用明火等)。   
 4、灭火预案和应急疏散方案。   
 5、各类证件样张。

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