办会须知
作者:k.c. 发布时间:12-08-07 浏览次数: [ ]

关键词:会议策划, 会议服务, 会场布置, 会议预订, 会议管理, 会议签到, 会议宣传
组织一场会议非同小可,会前会中会后的策划、管理、服务工作繁琐,有些细节更是必不可少的。那么作为参会者和办会者,你们对组织会议的了解有多少呢?让我们来看看该注意些什么?
一、会前准备的相关细节
1.与会议主办者洽谈,了解主办方对会议的具体要求;
2.向会议主办方提供会议接待策划方案和报价;
3.向专人协助主办方进行实地考察;
4.及时准确提供机票、火车票、酒店信息;
5.与会议主办方确认会议接待方案;
6.与会议主办方签订会议接待标准合同;
7.与酒店签订会议用房、会场、餐厅的标准合同;
8.开始筹备会议:邀请相关领导、新闻媒体;准备接待资料、会议配套商务服务与公关礼仪及设备租赁。

二、会中筹备的相关服务
1.向参会人员提供全市范围内机场、火车站接送服务;
2.免费提供经验丰富的接待人员全天协助会务工作;
3.提供专业外语翻译,摄像,礼仪公关和文秘服务;
4.协助会务组在签到处分房间,整理记录,协助分发礼品及为各房间派送水果等工作;
5.参会代表入店、离店前,有专人协助办理入店、离店手续节省大家时间,同时为部分延住、晚离店代表办理相关手续;
6.提供会议期间及时叫早、叫醒服务,使参会代表安心休息;
7.提供会议期间后勤保障工作和外围的协调服务;
8.为参会代表提供多条考察线路,并安排好吃、住、行、游、娱等事宜;
9.协调会议期间的交通工具的安排;
10.代订参会代表的返乘交通票务并代办其他委托代办服务。

三、会后的工作总结
1.会后进行服务的总结、评估、收集意见反馈;
2.制作会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总;
3.制作参会代表通讯录;
4.欢送参会代表;
5.与会议主办方结算费用。

四、会议组织中的各类服务项目
1.会议策划:提供会议信息、协助策划方案、协助实地考察、会议前期预算。
2.会议预订:会议场所预订、酒店用房预订、会议用餐预订、会议用车预订。
3.会议接待:机场车站接送、参会代表签到、会场酒店协调、用房用餐安排。
4.会场布置:宣传品制作、背景板制作、会场绿化、提供指示牌、水牌等服务。
5.设备租用:签到器材、二维码智能签到系统(由专业会务公司提供)、投影仪及幕布、笔记本电脑、灯光音响设备、各类汽车租赁、舞台展架。
6.公关礼仪:礼仪小姐、文艺演出、空中漂浮、各种花篮、主持人、摄影摄像等。
7.会议秘书:资料印刷、打字复印、翻译服务、礼品采购。
8.会后安排:庆祝酒会、节目表演、返程票务、会议发票。
9.会后考察:提供考察路线、协调考察单位、安排旅游活动、代订返程票务等。
10.其他服务:叫早服务、赠送水果、物品配送、邮政速递。

这些服务项目虽是小cases,但是却一样都不能少。服务的优质和完善能给与会者带
来更满足和舒适的享受,与会者往往就会从这些服务享受中对会议留下印象,所以作为办会者,要懂得在小处中着手,做到尽善尽美。
这么多繁琐的服务项目,到底要怎样才能做到最好呢?
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