会议工作的执行明细
作者:k.c. 发布时间:12-07-30 浏览次数: [ ]

师盛会务
关键词:会议预算,会议明细,餐饮,住宿,交通,活动安排,签到,服务,注意事项

■预算 
  会议及展览的预算不是一个概念。通常而言,会议预算包括以下几个方面: 
1、交通费用 
  交通费用可以细分为: 
(1)、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮,以及目的地车站、机场、码
头至住宿地的交通 
(2)、会议期间交通费用——主要是会务交通费用,包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点
的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。 
(3)、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场车站、港口交通费用。 

2、会议室/厅费用 
   具体可细分为: 
(1)、会议场地租金——通常而言,场地的租赁已经包含某些常用设施,譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等,但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等,需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。 

(2)、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等,租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是,在租赁时应对设备的各类功效参数做出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询,以便获得最适宜的性价比),否则可能影响会议的进行。另外,这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同,租赁的价格可能相差很大。 

(3)、会场布置费用——如果不是特殊要求,通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求,可以与专业的会议服务商协商。
 
(4)、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质,如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话,其成本费用可能比市场行价要高,如果让专业会议服务商代理,将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。 
 对于这些单项服务支持,主办方应尽可能细化各项要求,并单独签订服务协议。 

3、住宿费用 
            住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格,而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言,住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。 

正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外,还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。 

4、餐饮费用 
会议的餐饮费用可以很简单,也可以很复杂,这取决于会议议程需 要及会议目的。 
(1)、早餐 
早餐通常是自助餐,当然也可以采取围桌式就餐,费用按人数计算即可(但考虑到会议就餐
的特殊性及原材料的预备,所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%,否则餐馆
有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用) 

(2)、中餐及午餐 
     中餐及午餐基本属于正餐,可以采取人数预算——自助餐形式,按桌预算——围桌式形式。
如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供,餐馆可能会收取一定数量的服务费用。 

(3)、酒水及服务费 
        通常,如果在高星级酒店餐厅就餐,餐厅是谢绝主办方自行外带酒 水消费的,如果可以外带酒水消费,餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会,通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。 

(4)、会场茶歇 
        此项费用基本上是按人数预算的,预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用,如果主办方需要非程序服务,可能需要而外的预算。通常情况下,茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主,中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。 

(5)、联谊酒会/舞会 
        事实上,联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂,宴会只要 设定好餐标与规模,预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持,其预算可能需要比较长的时间确认: 

(6)、视听设备 
        除非在室外进行,否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行,视听设备的预算就比较复杂,包括: 
           ●设备本身的租赁费用,通常按天计算 
           ●设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用,可让会展服务商代理 
           ●音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择,主办者可自带,也可委托代理 
演员及节目 
        通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出,那预算就很简单,与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。 
其他——点心、水果及调制色酒 
5、杂费 
            杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用,包括打印、临时 运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划,通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。 

那么,展览的预算与会议预算相比有什么不同呢? 
展览预算与会议预算有相同的地方,也有不同的地方—— 
相同的地方:住宿费、餐饮费、商务考察费用(如果有考察计划的话)。 
不同的地方:展览场地租赁、展览布置、展品运输与仓储、小型新闻发布会或者酒会。 
            展览场地租赁:如果展览在固定的展览场地进行,那么展览场地的租赁预算通常按展位计算。国际标准展位面积通常为3mX3m,隔断高度在2.3m至2.5m之间。标配设施有射灯、椅子、资料桌、电源。展馆业主通常有下列设备可供租赁:展布支架、视听设备、多媒体设备、装饰用品、小型搬运工具等。 

            如果是在其他公共场所举办展览(譬如市政广场或者体育场所等),那么场地租赁的预算就很难预测了——通常面议,按日计算,价格与场地人流集中度及展览时间(是否重要假日等)有关。 

■邀请 
     不管什么样的会议或者展览,主办者当然希望适宜的对象(客户) 参加。作为主办者,邀请的
方式非常重要。通常情况下,邀请包括信息发布、回执处理、确认通知等3个程序。 

    信息发布——从媒体上分有印刷品(包括邀请信函、组织文件、会议通知)、电子邮件、印刷
媒介公告、电子媒介公告等几种形式。通常信息发布包括主题、时间、地点(暂定或者候选)、主
要议程及安排、费用及标准等等,有些还附送会议(展)企划书,可以让参与者了解参加的意义及
对会展的期望。 

    回执——对于主办者来说,回执是对会展企划活动成功与否的判定标志之一,回执收到后,通
常需要统计(在这之前,需要提醒的是回执单的设计非常重要,应当是合理且圆满的,应当包括如
下信息——明确的人数、职务、性别、联系方式、预计到达目的地时间、迎送要求等等)、确认回
执有效(通常以会务费用是否交纳为标志),接下来需要做的就是资源分配——主要是展位与酒店住
宿的安排,回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。回执可以有多种形式——传真、信函、
电子邮件、网路回执或者电话均可。回执需要注意的是,如果会展课题允许,应该考虑到参与者的
特殊要求,譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等,如果回执清楚,
那么对会展的有序安排会起到很大帮助。 

    确认通知——如果会务费用确认或者有其他方式可以确认,可以发出确认通知。同时发出的应
该还有会展的确切地点、时间、议程、签到程序及会展注意事项等。 

■签到与入住安排 
            如果是小型商务会议,签到相对简单,仅仅是名录登记。但如果是大型会议或者展览,那么签到就是一项复杂的工作。 
            通常情况下,会议的签到与住宿安排连在一起。大型会议如果想要签到过程不出现混乱,必要的流程及准备是必须的——回执统计表、签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的房间数量及房间号、房间分配表、钥匙、标明入住者姓名及房号的小信封(内装客房钥匙,通常酒店可以提供)、入住酒店相对明显的路径指示、会议(展览)须知、会议(展览)详细日程、考察线路及参与方式、酒店功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方式及付费标准等等。
如果可能,建议使用计算机作签到。一般情况下,二维码签到的功能和应用较为广泛,利用二维码技术可实现签到管理、坐席管理、行李管理多种复杂程序的一体化,真正实现高效和快捷。
师盛的会讯易系统就具有这样的功能,。通过二维码彩信、短信发送,现场胸卡打印等功能优化签到方式,另外还提供了会议网站建设、会议推广、会议票务、客户管理、会议现场互动、会后数据分析等多种会议辅助功能,将会议签到全程囊括其中,真正实现了一站式的会议服务。

■餐饮安排 
            一般而言,展览不统一安排餐饮(特邀嘉宾或者重要客户除外),会议通常统一安排餐饮。餐饮安排通常有两种形式——自助餐或者围桌餐。类别有中式、西式及清真系列。 

            统一安排餐饮的会议,对于成本的控制非常重要,自助餐一般可以 发餐券控制(很多酒店对于自助餐的开设有就餐人数的最低要求),可以事先制订餐标及餐谱,严格区分正式代表与随行人员、家属,特殊要求者可以和餐厅协商。围桌式餐饮安排比较复杂——特别是大型会议的时候。围桌式餐饮安排需要考虑的问题有:开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。需要提醒的是,会议前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况,不能让就餐者出现健康问题。如果就餐者无法按时集合就餐,可采取哪桌够人数哪桌开席的做法,以保证就餐者的权益。 

■交际/酒会 
            交际/酒会一般需要细心策划。酒会的目的是加强公共关系及客户 感情联谊,所以氛围十分重要。 
          交际/酒会通常在一个环境相对封闭且有特色的地方举行。涉及的环节有:
乐队(或者音响、音源)、节目及演员、节目单、酒水、水果、点心、烧烤食品、道具、烧烤用具、
司仪、交通工具、天气预报、第二方案、电器技师、保安人员、临时舞伴、助兴烟火、厨师、服务
人员等。 

  重点:场地、节目、司仪、安全保障、服务程序。 

■新闻发布会 
            新闻发布会议形式包括记者招待会、新闻发布会、酒会等。一般来说,酒会更自由、随意一些,非正式一些,气氛也相对轻松一些,它可以单独召开,也可以附属于其它形式,比如,有的在招待会后举行酒会或茶会。记者招待会一般是专题性的,以“答记者问”为主要特色。另外,新闻发布会由公关负责人执行即可,而记者招待会一般有更高层次官员出席。在这些形式中,最为常见的是新闻发布会。 

新闻发布会要素: 
  ●目的 
  ●信息发布的目标受众 
  ●拟邀请对象 
  ●发布会规模 
  
新闻发布会涉及到的事情大同小异,一般来说,包括这几大部分: 
   1、活动策划与主题确定 
   2、节目策划与议程安排 
   3、资料准备 
   4、与会人员邀请、沟通与确定 
   5、时间、场地落实与场景布置 
   6、产品展示、演示与信息发布 
   7、现场气氛控制 

一、清楚发布会所要达成的目标,发布会的类型,以确定其规格、方向和基本风格。 
       大体上,新闻发布会可以分为如下几个类别,而且风格也基本沿用下述套路: 
     1、政治性——严肃感 
     2、高科技产品类——正规中带有活泼 
     3、农业类别——亲切、环保 
     4、文化类别——文化感、历史感 
     5、一般工业品——科技感、品质感 
     6、娱乐类——活泼,前卫 
     7、时尚产品——经典中带有时代气息 
     8、工艺品类——经典、古拙 
     9、其他类别——相应的风格 

   二、成立筹委会,组织相关的人员,确定组织、人员保障。 
           一个发布会牵涉到方方面面,各项工作相互链接,相互联系,彼此交叉,必须统筹安排,多管齐下,同时进行,仅凭一己之力,殊难完成。 
            建立组织的原则:一是“专业原则”,专业的人做专业的事,知人善任。比如,经销商的沟通,市场销售部门是对口部门。其中,专家、官员沟通一般要公关负责人、企业高层出面,不另设组。新闻界的沟通与资料的准备都是公关部门人员的专业特长,故新闻界的沟通也不另设组;二是“平衡原则”,因事设组,每个组的工作量相对平衡;三是“分工原则”,分工应该明确,职责分明,以防止互相推委的现象,另外,隶属分工和横向协作都要明确;四是“扁平原则”,一般在大型的活动中有多层次的“金字塔”结构,但在中型的活动中,不宜层级大多,以保证灵活机动,人员不要太多,精干、高效为要;五是“制度原则”,尽管是临时性组织,但一旦加入组织机构,人员就应受规章制度的约束。 

            发布会通常牵涉到各个部门,一般来说,公司或组织得高层及分管 副总会在筹委会中担任一定的职务。公司高层,甚至于最高领导人会有些讲话和表态。在整个活动中,相关部门人员的工作可能在时间上会与其日常工作相冲突,赢得各个部门的理解和支持很重要。 
            筹办新闻发布会,牵扯的精力和时间比较多,条件许可的话,应该请专业公司代理。 
 
  三、确定时间、流程与目标管理,并做好反馈、调整。 
            时间的控制,一般以时间进度表(倒计时)的方式来表现。注意在安排的时间上要合理,同时要留有余地,一般来说,前面的时间、进度要安排得紧凑一些,保证后面有时间来调整、完善。 

            整个活动是一个系统工程,流程管理是指在活动中各项工作内容之 间的相互衔接、协调和配合关系及其有机组合的过程管理。比如在活动中,主题内容、意义确定才能确定议程、规格,规模、规格确定才能确定人数,人数确定才能落实场地,场地落实才能现场布置等等。流程管理使总协调人对于整个活动的各个部分有着清晰的认识,便于找出工作的关键点、重点、难点,一般以程序框图表现。 

四、活动策划、确定活动主题。 
            活动策划主要包括如下内容: 
            1、会议议程策划安排大多数发布会整个过程就是讲话,念稿件,例行演示。实际上,尽管发布会是一个正式的会议,但可以做得更活跃一些,尤其是会议的开幕。 
            在会议议程安排时,注意紧凑、连贯,从实践来看,一般控制在一到两个小时为宜。特别是发言的时间,演讲稿件字数应该控制在把问题讲清楚的长度,不宜太长,也不宜太短,实践中,15分钟到20分钟之间比较合适。 

            2、主题策划发布会的主题,可以有多种取法,常见的是在主题中直接出现“XXX发布会”字样,也有的有一个大的主题,下面为正题,也有两者的结合。 
            另外,按照国家新闻出版有关部门的规定,凡是主题中有“新闻”字样的发布会,须经国家新闻出版部门的审批。一般来说,实践中,很多企业略去“新闻”字样,采用其它称法。 
            确定参会人员是一项很重要的工作,也是一个变化较多的因素,而它的变化将影响到整个发布会的规格与规模,进而影响发布会的各个因素。比如,重要人物的出席和缺席可能影响规格,或者方便起见,会议地点或会议的一部分内容改为机场、贵宾室进行,或者时间调整等。因此,这是总协调工作控制的“关键点”,宜重点来抓。 

            3、参会人员的选择上,服务发布内容需要的原则,选择相关性强的人 员参加。一般来说,官员都选择讲话较有份量的人物,而专家则是在该领域有建树或名气大的人。 

           4、 新闻记者则是发布会的重头,一般来说,先造一份拟邀请的名单,提前一周时间发出邀请函,然后电话落实。时间较突然的新闻事件可以采用电话和传真的方式。落实好后做好分类的统计工作。 

    五、拟定活动策划案和具体操作方案。 
            活动策划案是指导整个活动的战略、战术文本,供策划活动用。一 般来说,会议核心成员才提供。 
            具体操作方案则是用于企业内部或者协助代理公关公司,指导整个活动的具体操作,一般比较详细,具体到每一个人每一步,甚至具体到胸卡的内容,时间上具体到分钟。一般会议人员人手一份。 

六、新闻通稿及相关资料准备提供给媒体的资料,一般以广告手提袋或文件袋的形式,整理妥当,按顺序摆放,再在新闻发布会前发放给新闻媒体,顺序依次为: 

            1、会议议程 
            2、新闻通稿 
            3、演讲发言稿 
            4、公司/组织宣传册 
            5、有关图片 
            6、纪念品(或纪念品领用券) 
                 7、企业新闻负责人名片(新闻发布后进一步采访、新闻发表后寄达联络) 
            新闻通稿包括如下: 
            1、消息稿。字数较短,一般在1000字以内,发布起来快,有的媒体在发布会结束不到一小时就已经出版。 
            2、通讯稿。篇幅较长,内容充实,一般是深度分析,重点报道。消息不能讲清楚的背景等问题可以进行详细阐述。消息一般是一篇即可,通讯稿则可以从不同角度提供多篇,也可以以答记者问的形式表现。 

            3、背景材料。 
            4、图片资料。 
               以上资料一般以书面形式提供,也可以另外附电脑光盘、软盘的形式。 
            5、重要发言。对新闻记者有用的发言稿。比如,企业最高负责人的发言,技术、营销分管领导的发言等,有些有新闻价值的代表的发言也可以列入新闻记者的资料中,但是以对记者报道有益为标准。 

            6、公司或组织的宣传册。 
            7、参会重要人物、知名人士材料。 
    七、时间选择与场地落实、现场布置。 
            时间选择在新闻策划中是一种艺术,发布时机选择不同,效果迥异。 
            企业发布会有时要避开重大的事件、会议,比如“两会期间”版面较紧张,记者也大多有安排,时间上不能保证。有时则要趋近于某些时机,比如相关性大的时候,起到借势的效果。 

            另外,在时间上,一般选择人们容易记起的日子,如节日,一月之月初、月末,也要避开一些禁忌日。如果是星期六、星期天或其他节假日,可以考虑在下午进行。 

场地的选择上,一般综合考虑以下几点: 
(一)、是品位与风格
       场地可以选择户外,也可以选择在室内,但以室内为常见。因为各方面的配套好一些。 
        酒店有不同的星级,一般的发布会,选择五星级或四星级是可以的。 
        另外,非正式的会议,或离自然、健康较近的产品属性,可以选择在避暑山庄等地召开。 
      酒店也有不同的风格,不同的定位,选择酒店的风格要注意与发布会的内容相统一。 
(二)、是实用性与经济性
            会议厅容纳人数、主席台的大小、投影设备、电源、布景、胸部麦克风、远程麦克风、相关服务如何?住宿、酒品、食物、饮料的提供、价钱是否合理?有没有空间的浪费?等等,这些都要考虑。 

(三)、是方便性
          离主要媒体、重要人物的远近,交通是否便利,泊车是否方便? 
现场布置包括: 
     1、背景布置。主题背景板,内容含主题、会议日期,有的会写上召开城市,颜色、字体注意美观大方,颜色可以企业VI为基准。 
     2、酒店外围布置,如酒店外横幅、竖幅、飘空汽球、拱形门等,各个酒店有所不同,有的允许,有的不允许。 
     3、席位摆放。 
            摆放方式:发布会一般是主席台加下面的课桌式摆放,有的非正式、讨论性质的会议是圆桌摆放式。注意确定主席台人员。不过,现在很多会议采用主席台只有主持人位和发言席,贵宾坐于下面的第一排的方式。 

        摆放原则:“职位高者靠前靠中,自己人靠边靠后”。 
        注意席位的预留,一般在后面会准备一些无桌子的坐席。 
      4、相关设备在发布会前要反复调试,保证不出故障。 
      5、签到与迎接:一般在大堂、电梯口、转弯处有导引指示欢迎牌, 一般酒店有这项服务。事先可请好礼仪小姐迎宾。一般会议会要求与会者留下名片,准备好“请赐名片”盒。 

八、现场控制
            现场控制是体现总协调人应变能力的一环,事实上,一个好的协调人会将工作做在前面:首先是预防变数的发生。比如平时做一些培训,事前做一些排练。从实践来看,现场的突变往往是因为沟通不畅,考虑不周,以及礼节上的疏忽。应该重点重视这些方面;其次,要在事前准备好备选方案;再次,注意积累现场的灵活应变的处理技巧。 

            对于前来的官员、经销商要有人陪同和沟通,对于前来的记者,应该一视同仁,不能对A媒体公开某些情况而对B媒体则保密。对于记者个人挖掘的新闻一般不宜转告他人。 

            在气氛的控制上,总协调人处于一个平衡的“重心”上,气氛轻松活泼,与会者的心情也会舒畅。另外一个重要因素是主持人,如果是自己主持则会好一些,但往往是分身乏术,因此在发布会中,需要提前安排好一些事情,事先要与主持充分沟通,让他(她)对整个会议的风格有个大致的了解与把握。 

            在产品的演示讲解过程中,可以用一些现代科技手段,结合做好的 示意图、三维图形、录相、幻灯片等,以助与会者的理解。 
            答记者问上,一般来说,由一位主答人负责回答,必要时,如涉及 到专业性强的问题,由他人辅助。 
            在国内,大多数记者不会提恶意刁难的问题,有时连善意刁难的问题都少涉及到,往往觉得太不精彩。事实上,提问能够反映记者对会议内容理解、把握的广度和深度,是记者站在大众的立场提出争议点、重点、难点和大众关心的“点”,更有助于传播。 

            发布会前一般会准备记者答问备忘提纲,并在事先取得一致意见, 尤其是主答和辅助答问者要取得共识。 
            在发布会的过程中,对于记者的提问应该认真作答,对于无关或过长的提问则可以委婉礼貌地制止,对于涉及到企业秘密的问题,有的可以直接、礼貌地告诉它是企业机密,一般来说,记者也可以理解,有的则可以委婉作答。不宜采取“无可奉告”的方式。对于复杂而需要大量的解释的问题,可以先简单答出要点,邀请其在会后探讨。 

            整个会议应有正式的结尾。如果发布会安排在晚餐或午餐前结束,则应该有酒会或自助宴会等,在会议结束时,由主持人通知时间与地点。 
        发布会后,宴会前,一般在贵宾室安排更深入的采访。 
               
■研讨会议 
            研讨型会议通常专业性较强,参与的人数不是很多,除非是行业标准讨论,一般不会超过100人。这类研讨会的关键点是会场及地点选择。 
            会场——除一般性的主会场外,通常需要一些小型会所以便分组讨论。主会场的布置除保留主持人外,其他座位应当体现平等精神,发言用的麦克风应该每个座位都有——除非人数小于15人。 
            关于地点,通常选择相对封闭、安静、利于保密的地点,最好能在郊区环境优美会所——应当满足夜间娱乐休闲、团队精神训练、场景变换、交通相对方便等要求。 

■培训会议 
            培训会议也是专业型会议,通常是企业内部或者教育部门举办。除带有研讨性质外,更多的是技能交流及知识传授,所以培训会议对场地的要求相对较高——除了一般的封闭式会场外,应该还有各类拓展训练设施或者场地,可能的话还应该有高品质的休闲放松场地。培训会议的关键点:场地、培训设施及培训师。 


■社团会议 
            社团会议通常为纯会议,往往需要发布一些宣言或者决议之类的书面信息。所以社团会议经常配合新闻发布会举行。举行此类会议,表决设施、现场会员排序及会场控制是关键。作预算的时候应当考虑新闻传媒成本——包括记者的邀请、交通、住宿及餐饮安排等。 

■公益性/技术性论坛 
            此类会议多为公开性会议,系列分会将是此类会议的特点,所以会议场所的选择非常重要,基本要求是可以分割或者主会场附带小会场,对会议设施要求也比较高——同声传译、传媒记者招待、多媒体、视频直播以及讨论场地等均有可能要求提供。此外,如果会议主办地的会场不能满足几种分割要求,那么会务交通就成为需要重点考虑的内容。 

■订货交流会议 
            此类会议实际上兼有展览性质,因此会场的要求相对特别。理想的场地应该是专门的展览馆或者会展中心,带有商务会所或者类似场地则再完美不过。如果是小型订货交流会,可以设立在大型商务型酒店。组织或者代理此类会议的关键点是:场地选择、会场控制、展览布置。 

■秘书服务 
            所谓秘书服务指向会展主办方提供各类文秘、勤杂、临时采购、临时司乘、向导等服务。这些服务通常是临时或者按时提供的,在预算时通常按类别笼统计算,不在细分——可以按不可预计费用或者按其他类别计算。如果通过代理公司操作,那么告诉代理公司作好随时服务的准备很有必要。代理公司与主办方之间的最后服务费用核算将通过双方指定的联络人互相签单认可,由双方财务或者相关人员核定。 

■茶歇 
            茶歇对于一般的大型会议而言可能不需要,中、小型会议,特别是公司或者组织高层会议,会间茶歇是很重要的。茶歇的定义就是为会间休息兼气氛调节而设置的小型简易茶话会,当然提供的饮品可能不限于中国茶,点心也不限于是中国点心。 

            通常茶歇的准备包括点心要求、饮品要求、摆饰要求、服务及茶歇开放时间要求等等,一般不同时段可以更换不同的饮品、点心组合。大致上茶歇的分类是中式与西式。中式的饮品包括矿泉水、开水、绿茶、花茶、红茶、奶茶、果茶、罐装饮料、微量酒精饮料,点心一般是各类糕点、饼干、袋装食品、时令水果、花式果盘等等。西式茶歇饮品一般包括各式咖啡、矿泉水、低度酒精饮料、罐装饮料、红茶、果茶、牛奶、果汁等等,点心有蛋糕、各类甜品、糕点、水果、花式果盘,有的还有中式糕点。 

■翻译 
            可能有的人认为翻译只是传声筒,是一个工具,所以会议翻译的安 排就如同其他道具那样很简单,只要 
            “采购”就可以了。其实,翻译是工具不假,但翻译是个特殊的工具,是担负思想传递的具有思维方式的人(有时候还是会谈僵局的润滑剂或者缓冲剂)。所以翻译,特别是临时聘请的翻译值得认真对待。 

            很多所谓翻译不是通才(换言之,除翻译者本身已经掌握的知识外, 可能对其他领域的连概念都没有),而会议涉及的专业术语往往很多,而且通常是很生僻的单词或者组合词,因此提前沟通十分必要。再者,应当告诉翻译发言者通常的语速,有条件的可以把以往的映像资料交给翻译,让其熟悉一下,并告诉翻译本次会议大致的研讨或者涉及的内容。当然为了商业秘密不外泻,对翻译必要的约束是应该的——通常以书面形式约定在多长时间内接触机密的翻译不得对外界透露,在此期间内雇用方有权要求翻译保密,并有权要求翻译赔偿由于泄密而带来的损失。 

■车辆调度 
            重要的国际性会议、行业重要会议、知名公司全球或者大区会议,参与者通常人数较多,身份较高,如果在主办者所在地,车辆调度可能不成问题,如果在异地举办,那么车辆调度就值得好好研究。通常,异地举办会议基本上委托当地专业机构代理,车辆调度涉及到主办者与代理方的沟通,还涉及到会议举办地的车源问题。对于主办方,通常只提出用车要求及安排要求,而代理公司则要考虑时间安排、预定的合理车辆数量、行走时间及线路等等。因此,主办方应该提前告诉代理方相对准确的与会者抵达时间、人数、此时间段内抵达客人的身份及车辆使用标准,并告诉代理方如果出现与预告情形不符时希望采取的弥补措施及愿意为此承担的代价。 

■健康保障 
            一般情形下,健康保障不需要列入会议或者展览企划。但对于特殊会议如有高龄知名学者、身体残疾专家或者政府官员参加的一些会议,那么健康保障就应该纳入会议企划内。主要内容包括举办地医疗信息的收集、特色专科分布、急救车辆呼叫及费用支付办法、常用药品少量采购、无障碍通道及洗浴卫生设备的改造等等。 

■保险知识 
            组织展览需要办理保险。展览会组织者一般不负责展出者展品的丢失、损坏和人员的伤亡事故,以及在展台内发生的第三者伤亡事故。因此,展出者需要自行安排保险。保险涉及投保险种、投保金额、投保期限等问题。保险不仅涉及展品和运输,还涉及展台人员、参观者等。 

            展览涉及的险种比一般人想象的多,包括展览会取消险、展览会推 迟险、政治险、雇工责任险、运输险、战争险、火险、盗窃险、破损险、人身伤害险、公众责任险、人身事故险、个人财产丢失险、医疗保险等,名目繁多,比较冷僻的险种有展览会附属研讨会主要发言人未出场险。但是,展出者没有必要投保所有险种,根据规定和需要选择险种投保。基本险包括展品、运输、人身、第三者有关险种。展览会组织者、运输公司、施工管理部门等会规定了一些强制性的保险要求,这些规定应予以执行。此外,展出者可以根据自己的实际需要办理其他险种。对于展出者,主要投保险以及办理投保需要注意事项如下:展品和道具险,保期要包括运输和展览会过程。投保险种有展品的盗窃险、道具的火险等。 

            运输险,为安排展品在动输和展览过程中的保险。在展品发运并取得提单后,按清册价办理保险手续。一般办理一切险,并取得保险单。保险期从货物在国内仓库发运至运回国内仓库止。分保业务可交由承保行办理。其他险种根据强制性的保险要求以及实际需要视具体情况决定,比如战争险。在运输途中货物发生破损丢失,应设法向事故责任方取得理赔单证。若无法取得理赔单证,则要求责任方写证明书。受损方填写受损报告书,连同索赔清单交承保公司办理索赔手续。索赔期一般为一年。 

    第三者责任险,为防止施工期间施工人员的事故、防止参观期间参观者的意外伤害,比如展
架倒塌压伤参观者,应在展览施工和展出期间投保第三者责任险。 

        展出人员险,包括医保险、人身事故险、个人财产丢失险等。比如,飞机目前还未能达到百
分之百的安全,因此,有些展出者为其展台人员办理乘坐飞机的人身险。这是在飞机票价内的保险
之外加办的保险,万一出现事故,事故受损方将获航空公司和保险公司两笔赔偿。 

          保险应当是展览业人士所掌握的业务,大部分展览保险是展出者概括成运输、施工等规定条
款听取保险公司建议后安排的。展出者一般可以使用有 长期关系的保险公司。如果展览会所在地
有规定必须使用指定保险公司,在了解清楚后按规定办。展览会组织者通常会推荐可靠的保险公司。有些专业的展览保险公司可以提供一揽子展览保险。 

          如果展出者办有长年保险,可以不再专门为展览办理保险。只需要将展览保险纳入长年保险范
围之内既可,保险公司可能不会增加保险金。如果是集体展出组织者投保,如果有长业务关系,保
险公司也可以提供优惠标准。 

          集体展出组织者一般不会承担保险费用,但是往往会统一办理保险。集体办理保险可以省去参
展者精力,费用均摊标准也会低一些。 
          保险最重要的单证是受保险单。其他可能使用的单证有受损报告书。 

■礼仪与迎送 
            对于会议而言,必要的礼仪显得温馨。礼仪工作一般包括模特召集、程序分解、简单培训、服装道具准备、礼仪执行等。 
            值得注意的是礼仪的文化素质及外语基本技能考察,而不能简单看形体决定是否聘请,另外一点就是礼仪的个性是否符合工作要求。 
            各种主题的会议对礼仪的要求不一样,学术性会议、政府性质会议要求模特的着装比较素雅,不能抢了专家及政府要员的形象,而销售类会展则需要模特为企业及产品锦上添花,尽量着装鲜艳,与企业或产品的品质形象要求一致。 

■展览礼仪企划 
            展览会以其独具的专业性、针对性的特点逐渐成为国际、国内企业直接面对客户,展示自己的极好工具。与次同时一种新的礼仪文化随之诞生,既展览礼仪。展览礼仪最早形成于40年代法国巴黎的一次展览会,之后在70年代形成规模,并逐步向专业化、正规化发展,80年代末90年代初,展览礼仪在我国也逐步发展起来。 

            礼仪企划既是通过专业策划公司的精心策划,为参加展览会的公司提供最完美的参展活动设计方案。它包括硬件的展位、展台布置,以及与之配合的各种声、光、电效果;软件的宣传促销活动、展览礼仪模特的培训及包装等,使公司的优势最大限度地表现出来。公司参加展览会的主要目的无非是提高公司的知名度,吸引客户,洽谈合作,在客户心目中树立自己良好的品牌形象。但是要达到这些目的的前提条件必须是:先把尽可能多的人吸引过来。参展企业通常把这个任务交给展览礼仪企划公司来做。 

       如何进行展览礼仪策划,使企业在万商云集中能一枝独秀呢? 
        1、要了解展览会的类型、企业品牌、产品特点、展台风格、展位的周边环境及竞争对手的情况; 
        2、通过所掌握的资料进行整个礼仪活动的创意策划。例如要达到影视效果、解说效果、配音效果等等; 
        3、根据展示风格,选择礼仪小姐是活泼开朗型、小巧玲珑型还是  现代表演型模特; 
        4、根据选择的模特进行服装的设计制作,展览服装要求新奇悦目,可按创意分为稳重型和明快型。总之能充分表现一个企业的特色; 
        5、根据创意将模特进行分工,例如:解说员、演员、展示员、接待员进行人员培训; 
      6、展览期间礼仪企划公司的管理及礼仪小姐的发挥也对展览的成功有着很大影响:

            1996年中国国际汽车展中,世界名车云集,盛况空前,取得极大成功。在成功的背后,展览会中的礼仪企划功不可灭。奔驰、宝马、本田、三菱等名车不仅在展台设计、技术专业人员上花了大力气,更在礼仪策划、人员的选择培训,服装的选择等方面下了功夫。当我们走进展览会,本田小姐嗓音清澈的解说,让人赞叹不已;福特小姐的现场表演让人流连忘返,精美的展台、高雅的小姐,更显示出汽车的名牌。这些展览礼仪小姐与汽车的品牌、车型、风格、特点巧妙融合,相得益彰,体现出展览礼仪企划的精细和独具匠心。伴随汽车展的轰动效应,展览礼仪企划更加受到人们的重视。 

            提到模特,一般人会想到时装表演,而对展览模特的了解却较为浅淡。人们通常认为,展览模特不就是请几位漂亮的小姐,站在那里发资料吗?这里仅说对了一点,漂亮小姐发资料是为了推广企业形象,但这些还远远不够,单单是漂亮的小姐还不能胜任展览礼仪模特,展览礼仪模特还要具备良好的公关素质。如:应变能力,动听的声音,流利的解说能力,服装模特的表现能力,丰富的礼仪常识等。有的企业认为本公司中的专业技术人员,完全可以应付,就可不需要礼仪企划——不错,技术人员可以应付技术问题,可是技术人员很难在短时间内吸引客户视线,除非技术人员有着模特般的气质与形象。 

            关于礼仪小姐及礼仪企划在展览上的运用,可以举个例子:在中国国际展览中心的一次国际制冷展上,美国“TRAE”公司凭着出色的展览设计及礼仪模特企划,获得了极大成功——人们纷纷被“TRAE”独特的展示设计所吸引。在亮丽的背景幕布上,悬挂着一张巨幅风景画,象征着“TRAE”公司为改善人们的生存环境而奋斗的目标。在展台上,两位美丽动人的小姐带着微笑和来宾合影,一位专业摄影师用一次成像的相机把这一幕变成永恒。短短几天,大约4,000人得到了自己与“TRAE”小姐的合影的照片。“TRAE”公司成功的展览礼仪企划,一时被传为佳话。 


■展台人员训练 
            为了保证良好的展出效率和效果,在配备展台人员之后,必须对他们进行培训。不论是临时雇佣人员还是固定工作人员包括公司高级人员都应当接受培训。培训的目的是使展台人员了解展出目的,掌握展台工作技巧,培养合作及集体精神。 

    如果条件许可就安排比较正规的培训,至少要在开幕前进行简单的工作交代和技术指导。培训
工作可以在选定展台人员后即着手进行。比较正规的培训形式包括筹备会或培训班,时间可以是半
天至两天,但地点要专门安排。要尽量使用教学辅助工具,比如投影仪、讲义等。培训方法要尽量
正规,越正规,越显示组织者的重视,培训效果也就越好。若有主要负责人参加展览,也应参加训
练,这对提高训练效果有利。 

      培训内容要有系统,培训材料要编印成套。欧美一些国家的展览行业协会、展览研究机构、展
览咨询公司安排专门的展览培训,有专门的展台工作培训教材、录像带等,可以购买参考使用。
培训教材应该标明秘密程度,培训内容和步骤可以分为三部分: 

1、情况介绍。包括人员介绍、筹备情况介绍、展出情况介绍等。情况介绍目
的是使展台人员熟悉展出背景、环境和条件。 
      ●首先相互自我介绍,培训者和接受培训者自我介绍,不仅要介绍姓名、工作,还要介绍在展览方面的知识和经验。 
      ●展出介绍,包括展览会和展台情况。展览会情况,包括名称、地点、展出日期、开馆时间、场地平面、展馆位置、出入口、办公室、餐厅、厕所位置等,展台情况包括展出意图、展出目的、目标观众、展台位置、展台序号、展台布局、展出工作的整体安排等。 

      ●展出活动介绍,包括记者招待会、开幕仪式、馆日活动、贵宾接待活动等,并对展台人员提出相应的工作要求。展品介绍,要详细介绍每一项展品,其性能、数据、用法、用途等。市场介绍,包括销售规模、销售渠道、规章制度、特点习惯和销售价格等。 

     2、工作安排。向展台人员布置展台工作,并提出要求和标准,必须使展台上的每一个人知道、理解展出目的;布置展台工作,包括观众接待、贸易洽谈、资料散发、公关工作、新闻工作以及后续工作等,进行分工,提出要求;管理安排,包括工作时间、轮班安排、每日展台会议、记录管理等;行政安排,包括展台人员的宿、膳、行、日程等安排。展出主要是为了成交,展台工作准备就是围绕此开展,包括市场调研、准备货源、准备产品资料、准备贸易条款等。 

3、技术训练。主要训练展台的接待和推销技巧。展台工作与其他  环境下的
工作有所不同,即使是有经验的推销人员也应接受展台技巧培训。可以使用模拟方式并应准备完善、系统的培训资料。另外,如果可能,要培养展台人员认真的工作态度、协作精神和集体感。 

 ■秩序维护 
             对于会议或展览而言,无不希望有良好的秩序。小型会议(特别是企业或者)的会议秩序基本不用控制,但大型会议及展览,秩序的控制就显得很重要。 
             大型会议可以采用代表证或者入场券方式控制,如果需要保密,代表证可以特制,印制有代表的数码身份照片,会场入口设立保安; 
             展览的控制比较复杂,因为展览主办者关注的和展商关注的不是同一个目标。展览主办方需要控制的秩序,而展商需要的是信息最大化以及信息获取的便利性。有些展览附带有展中会,还有的带有技术交流或者论坛性质,所以通常会对所有展商或者参展人员进行身份及级别分类,以保证技术交流或者论坛不被外界或者无关的展商干扰。控制的手段有带条形码的参展证(需配备读码机)、或者磁卡式代表证。为同时满足展商信息最大化的需求,现在国外开始引入电子名片管理。 

 ■资料快速收集利器——电子名片 
            传统的展会上,少不了的是满天飞的名片,参展商在每天展会结束后总要花上一两个小时整理名片。想取代这些繁琐,可以使用电子名片。 
            所谓电子名片,通常用磁卡或带条形码的材料制作——可以说是为参展商和参观者特制的参展证。在签发该证前,组委会会要求参展商或参观者输入个人资料,包括公司名称、联络办法、本人职衔、公司性质和业务范围等,然后把这些资料存入卡中。同时,组委会会购置这类磁卡或条形码的读取设备供出租,参展商可以自由选择租用与否。参展商租用设备后,只需把设备连接到自己的电脑上就可以开始使用。买家需要把名片给参展商时,只需要把存有自己资料的入场证在读取设备上划过,所有资料就会在眨眼间被传输到参展商的电脑里。参展商还可以把双方谈话的要点记录在相应备注栏里,做到十分有条理地管理买家资料。 

师盛会务的研发的无线会务签到系统,对中国移动的二维码电子凭证技术和OCR名片识别技术进行优化整合,可在现场用“名片王”扫描用户名,实现5秒打印完成入场券。实际上名片王是一款功能强大的实用的名片识别软件,它能够快速扫描并读取名片图像上的所有联系人资讯,然后将识别结果作为联系人记录保存到手机电话本以及名片管理中。同时名片王还具备邮件签名识别,生成并识别相关信息,具有Excel导出等功能,名片王技术包流量客户的完整图片资料,避免人工输入的繁琐和出错。关于师盛名片王的详细内容可点击网址(http://www.doc88.com/p-87882037163.html)查看。

            尽管这些设备比较昂贵,但可以由展会组委会统一购买、重复使用,参展商只需付出较低的价格向组委会租用,十分实惠和方便。如果每个参展商及买家都使用电子名片,展览会甚至可以像地下铁路入口那样管理而且可以准确的记录入场人数。 

■会展考察/旅游 
            实际上,会展考察或者旅游大都是为嘉宾特别安排的、具有公关性质的行为,当然不排除部分行为是真正的商务考察(为获取行业或者相关行业信息而举行的市场调研性质的动作)。 

   1、 
            真正的商务考察:此类商务考察实际上主办者已经作好安排,需要会展中介公司提供的服务只是目的地住宿餐饮预定与安排、交通工具、司乘人员及向导,可能的话需要中介公司协助解决媒介邀请及映像资料摄制。中介公司的职能大体等同于主办者的前导服务及后勤保障部门。 

   2、 
            会展旅游:一般而言,会展旅游基本安排短线旅行,旅程很少离开会展举办地500公里以上,时间不会超过48小时(大多数为24小时以内)。少数旅程可能超过1000公里以上,时间可以长达一周——甚至可以跨国旅行。此时中介公司的作用就相当于旅行社,将提供线路咨询、线路包价购买、导游、景点票务、车辆、住宿餐饮安排、旅游保险购买、落实异地返程票务等服务。 

■展览设计 
            如果说展览是一台戏,展览设计就是戏剧的主题思想。有的时候展商可以自己提出总体要求,而有的时候,展商可能没有提炼,需要展商与中介公司沟通后共同制定。 

            现在国内的展览设计基本上还处于抄袭国外展览设计的阶段,可使 用的材料及展商愿意承受的成本也与国际相差甚远,所以在设计上一般都要考虑成本,其次再考虑创意。 

            设计的基本框架应根据展商的行业属性、展出参观者群体、展览场地背景以及空间设定,露天展览在选材上还要考虑气候及安全因素。 
   展览设计在造型选择上是几乎无限的,以下是一些经验总结: 
    1、造型要考虑展位利用率的最大化; 
    2、造型要考虑人流心理及流向; 
    3、造型应当符合参观对象的审美导向; 
    4、造型要考虑施工难度及成本因素; 
    5、造型还要考虑安全性。 
            在展览设计上,材料的使用与选择也是关键。有些展览类别需要沉 稳,而有点展览需要
活泼,有的需要展现科技,有的需要显示环保,还有的需要表现艺术或者人文或者社会公益,总之,表现的主题对材质的选择是个考验,在这方面,会展中介机构比展商有专业优势。现代科技发展很快,新材料、新光源、新媒体层出不穷,而中介公司除可以敏锐的为展商提供展览设计趋势及对象的审美导向外,更可以为展商提供成本节约方法。 

■产品展位装潢及展具使用 
            尽管中国产品一向以价廉物美著称,但不可否认在整体形象上仍上 不了档次。许多厂家除了在产品的设计和装潢包装上下工夫外,往往忽略了参展时展位的装饰——这也会对产品形象产生影响。 

            在一些著名展会里,国内企业的摊位很多仍停留在“三板一桌加两 凳”的水平,呆板且毫无新意。据统计,在大型展览里,过半数的参观买家在展场停留的时间不足8小时。而很多国外企业却能有效地吸引这些买家,在短短的时间内令买家对自己的产品留下深刻印象。这除了由于产品质量过硬,设计新颖外,别出心裁的摊位设计和装潢功不可没。 

            现在流行的展示用具主要有3大类:一次性使用展具、循环便携式展具及循环租用式展具。 
            一次性使用展具一般是由较有实力和较具创意的展览工程公司为客户度身订造,所选材料多为木制品,优点是可因地制宜,通过千变万化甚至超越想象,随心所欲的造型来充分体现企业和产品的形象。但其不足之处是一旦成形就不易改变,而且单次使用价格较高,通常不可多次使用。 

            循环租用式展具通常由于材料昂贵,使用者并不必拥有器材的物权,可向专业展览工程公司租用。优点是结构坚固,器材耐用,通过钢制支架拼制造型,在三维视觉上丰富多变而且可随时更改,即使在同一次展会里亦可每日变样,不足之处是价格较高,不易携带。 

            最普遍使用的要数循环便携式展具。这种展具一般采用可折叠的支架辅以喷涂精美的宣传图片,既有流畅的整体线条而不必拘于传统的三面围板式结构,能较突出地体现公司形象和传递产品信息。这种展具优点是价格相宜,便于携带,标准的展具拆卸折叠后一人就可以进行搬运,十分适合长途运输。外观上,它还可以在结构允许范围内改变开头也可以通过更新宣传图片以配合新产品。不足之处是变化不及其它两种器材多样化。总的来说,对国内一般厂家参展来说,较适合使用第3种便携式展示用具,只需不多的投入就可打破传统的形象宣传方式,而且可循使用。 

■展台搭建有什么要注意的? 
            成千上万的观众涌进展览会,看到的是各家厂商各具风格的展台,那多姿多彩的场面常常使人目不暇接。他们几乎不能想象,就在展览会开始之前,这里还是一片“有计划、有组织的”的混乱,运输车辆横七竖八,卡车司机忙着对号入座,参展商等候着自己货物的到来。展览会货运的重头戏首先是按时地搭建和拆除展台,这一任务非行家里手不能胜任。 

            多种多样的展览会有各种不同的展品,天上飞的、直升机、地上跑的活动物均可入主展览场地,那么对展览会货运也就有相应不同的要求。参展商应根据货物的内容和数量确定是使用自己的还是租用运输装卸器械,或者干脆委托搬运公司。他们可以在展览专业代理商那里得到很多有用的建议,因为后者负责搭建过程和协调工作,比如在许多供货商同时来到的时候安排先后顺序,他们还出租人力和器械。 

            对展览会展台搭建来说一般有两种装卸的可能。首先一种是直接装卸,就是说按照搭建日期把卡车直接开到展厅里,由展览代理商负责卸货和中间储存。由于参展商自己不必操心这一环节,可以节约一些相应的费用。另外那些易破损物品如玻璃或大理石板等只须一次搬运即可。采用这种方式应注意,时间预算要打得宽松一些,要考虑到种种延误的可能性,例如:交通阻塞或事故等等。如果数量较小或是提前送货,则最好集中运输。在开始搭建之前,货物应运抵展览代理商处,由他们暂时储存货物,并按照规定的时间运到展台位置。需要注意的是,笨重的、占地多的物品最好先行运入现场,一般在展馆内可以安排一辆汽车起重机,以便吊卸这些展品,但是如果展台搭建过半,这样的机器就难有用武之地了。 
     
 ■小展位参展如何引人注目 
             由于参展企业自身规模、资金能力等限制,有时参展只能购买小的 展位。通常小展位要想引人注意不是件容易的事。那么小展位如何吸引来观众的目光呢?     
●使用灯光,尽可能使小展位“耀眼”起来。大部分展览中心提供参展商天花板聚光灯,否则可租用便携式照明系统。根据产业调查,照明可将展览品认识度提高30%—50%。      
●强调设计,突出视觉效应。大企业通常是采用传统方式展览,并且依赖大规模场地,所以小企业应该以新颖的设计来凸显自己的小展位。           
●依展位大小选择合适的展示用品及有代表性的产品,避免过度拥挤或稀松。          
●善于利用组合式展览用具,避免用低廉的展览道具,应该给人“小而精”的感觉,把展位装潢得有品位。            
●使用少量且较大的图片,创造出强烈的视觉效果——图片一定要精美,构图应该是舒适而不失抢眼,创意而不显凌乱,还有太过密集或太小的图片皆不易读取,同时,限制文字的使用。而且要将图片放在视线以上,图片应在自壁板120cm以上的地方开始放置。 
●在保证企业VI得到忠实的原则下,展位装饰使用大胆抢眼的颜色。这样从较远距离即可凸显出来,避免易融入背景的中性颜色。 
●成立完整服务式展览展位,热情接待来到展位的参观者,对他们有问必答。如果仅仅将手册、传单、赠品和样品摆放在桌上任参观者自己索取而不主动询问,不但无法实现商家与观众的互动,也非参展的目的。

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