会议准备小贴士
作者:k.c. 发布时间:12-07-30 浏览次数: [ ]

师盛会务
关键词:会议准备, 会议住宿, 会议通知, 会议筹备, 会议签到

1、出席:预期出席会议总人数
2、日期: 
(1)大多数会议出席者到达日期
(2)大多数会议出席者到达日期
(3)未使用客房可销售日期

3、住宿
(1)大约所需客房数 按标间、大床房、套房分类
(2)会议出席者房价
(3)预订确认:会议代表、会议负责人或协会秘书长
(4)预订复印件地送出

4、VIP室
(1)数量和价格
(2)服务时间、小吃、茶水
(3)服务人员联系方式
(4)各项服务费用

5、客人
(1)是否邀请名人
(2)是否提供入场券
(3)重要嘉宾的交通安排
(4)关于发言的提前沟通
(5)是否安排欢迎接待

6、会议通知
(1)标题——重点交代会议名称
(2)主题与内容——对会议宗旨的介绍
(3)会期——明确会议的起止时间
(4)报到时间和地点——对交通路线
(5)会议出席的对象——与会者,嘉宾
(6)会议要求——与会者材料准备,差旅费及其他费用问题。

7、会议的筹备
(1)确定会议主题和议题 
(2)确定会议名称 
(3)确定会议规模和规格
(4)确定会议时间和会期
(5)明确会议所需设备和工具 
(6)明确会议组织机构 
(7)确定与会者名单
(8)选择会议地点 
(9)安排会议议程和日程
(10)制发会议通知
(11)制作会议证件
(12)准备会议文件材料
(13)安排衣食住行
(14)制定会议经费预算方案
(15)布置会场
(16)会场检查

8、设施设备
(1)专门通知是否放在贵宾席或包厢里
(2)会议资料是否齐全、准备妥当
(3)签到台、VIP休息室 、会议出席者、 欢迎条幅及知识标识
(4)灯光——聚光灯 、追光灯的调度及负责灯光师的安排
(5)舞台——舞台的大小规模 、空间布局及红地毯铺设
(6)黑板、磁性板的应用
(7)图表架、板架、照明讲台、小台架、演讲提示器、会议主席台
(8)座位划分区域:半环式、相对式、圆桌式、课桌式、影院式等等
(9)会议参与者所需座位数量及备用桌椅
(10)空调、扩音系统、照明灯、麦克风数量配备、投影仪设施的安检
(11)铅笔和纸、鲜花植物、告示牌和旗帜的摆放

9、会议
(1)会议召开前的检查内容:
提供场所楼面布置图和楼高
分会的正确时间和日期
分会的分配厅和租金
组委会办公室
分会席位数、席位图
错开安排会议确保人流畅通、电梯楼梯通道指示
对照设备清单检查
其他特殊要求

(2)临开会前的检查内容:
会议室服务人员是否到位
会议人流秩序
会议签到工作
货运箱包的储存保管
警卫服务
场地背景

(3)会议结束清场工作:
会展主办单位用品的撤离
检查现场

10、签到
(1)签到天数、内容、数量
(2)签到器械准备和调试
(3)签到桌椅、尺寸
(4)打字机、打印机、电子屏幕、电脑设备
(5)负责签到人员
(6)照明
(7)指示牌、签到流程指引
(8)扩音系统、话筒
(9)便条纸、钢笔铅笔、纸篓
(10)签到前检查:
工作人员对签到程序的而了解、接受现金的规定、接受退款的规定、需要填入的信息、胸卡信息、入场券价格及相关规定、贵宾与名人的接待
(11)签到完成后:
安排与会者住宿、检查收取钱款

11、音乐
招待会用录音或现场演奏
宴会用录音或现场演奏

12、宣传    
(1)新闻发布
(2)宣传活动
(3)宣传摄影安排
(4)发言稿

相关附件:无
相关文章[会议准备, 会议住宿, 会议通知, 会议筹备, 会议签到]:无
下一篇:[12-07-30] 会议流程三步:会前,会中,会后
上一篇:[12-07-26] 中国会议展览业现状—预先登记服务浅析